Planejamento semanal - Dicas de Daniel Burd

Quatro passos para se fazer um ótimo planejamento semanal.
Cada hora investida no seu planejamento pessoal vai lhe economizar muitas horas de trabalho!
Planejar a semana é um ritual que todos os profissionais de alto desempenho realizam rigorosamente. É o que lhes faz ter uma visão clara do que vai acontecer e se preparar para que tudo saia perfeito. Nesta dica você vai aprender o passo a passo do planejamento semanal efetivo.
Quando fazer o planejamento semanal?
Reserve pelo menos uma hora na sua agenda toda semana para esta atividade. A maioria dos meus clientes prefere faze-lo às sextas-feiras, alguns pela manhã outros à tarde. Assim, não precisam se preocupar com a semana seguinte durante o final de semana. Mas há casos que o fazem durante o final de semana quando têm mais tranquilidade para pensar ou há aqueles que preferem faze-lo na segunda-feira. O importante é que você defina quando o fará e já o agende no seu calendário.
Passo a passo
Apresento, a seguir, uma versão simplificada do Planejamento Semanal. Com meus clientes realizo uma versão um pouco mais sofisticada que pressupõe a existência de outras listas, tais como: lista de projetos, lista de tarefas delegadas...

1. Verifique suas anotações e e-mails: revise seu caderno de anotações e outros papéis onde você possa ter anotado tarefas a fazer. Verifique se há algo que deva ser feito na próxima semana e já coloque no seu calendário. Faça o mesmo para e-mails. Verifique se há alguma atividade que precisa ser feita na próxima semana e já agende.
2. Verifique sua lista de tarefas: caso você mantenha uma lista de tarefas verifique se há alguma tarefa que precisa ser feita na próxima semana. Em caso afirmativo já reserve um período para faze-la no seu calendário.
3. Revise sua agenda da semana anterior: esse passo é importantíssimo. Você irá abrir seu calendário na semana que está terminando e verificará se todos os compromissos foram realizados. Seu objetivo é localizar compromissos que não ocorreram ou que não foram totalmente finalizados. Uma vez encontrados reagende-os para a próxima semana.
4. Revise sua agenda da próxima semana: chegou a hora de examinar, em profundidade, a agenda da semana que irá iniciar. Verifique compromisso por compromisso. Pergunte-se se é realmente necessário executar cada um deles. Pergunte-se se ele contribuirá positivamente para que você atinja seus objetivos. Cancele os compromissos que não estão alinhados com suas metas. Verifique se o compromisso requer preparação prévia e nesse caso bloqueie um horário para a preparação. Ao término desta analise você deve olhar para sua agenda semanal como um todo e ter a sensação de que se você a executar a contento terá evoluído nos assuntos que lhe são mais importantes. Nesse momento você selará um compromisso consigo mesmo de se empenhar ao máximo para executar esta agenda. Por isso é importante que ela represente de modo inequívoco as suas prioridades. Muitos clientes gostam de imprimir a agenda da semana e tela sempre por perto durante o dia a dia.

Fazer o Planejamento Semanal exige disciplina, pois há a forte tentação de se justificar dizendo que tem tanta coisa para fazer que não dá para "parar" e faze-lo. A pergunta que deve ser feita é: Como é possível ter uma boa semana sem faze-lo?
CallDaniel
Sou especialista em capacitar pessoas e equipes para que possam produzir melhores resultados com menos stress. Tenho colecionado casos de sucesso. Mais de 95% dos meus clientes reportam grande melhoria de produtividade após meses do treinamento. Dentre eles: AstraZeneca, Buckman, Catho, Embraer, Fibria,Microsoft, Nestlé e Unicamp. www.calldaniel.com.br  

Daniel Burd

Daniel Burd dedica-se a capacitar profissionais para que possam produzir muito mais com menos stress. Certificado pela David Allen Company, trabalha com a mundialmente aclamada metodologia GTD (Getting Things Done) na sua empresa de consultoria CallDaniel.
e-mail: daniel.burd@calldaniel.com.br